Die finalen 3 Tipps für Sie: Rechnungsprüfung leicht gemacht
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Vertrauen ist auch bei einer Rechnungsprüfung gegeben
Diese Möglichkeiten haben Sie bei fehlerhaften Rechnungen
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Rechnungen von Dienstleistern prüfen – 21 Tipps für Dienstleistersteuerer
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Ihr 19. von 21 Tipps: Wie stehen Sie zum Prüfen von Rechnungen?
Ihr 4. Tipp reißt das Thema „periodengerechte Zuordnung“ kurz an. Der Aspekt birgt für Personen, die Rechnungen von Dienstleistern prüfen, weitere Abgründe. Um Sie als Vendor Manager, Dienstleistersteuerer oder Outsourcing Koordinator davor zu bewahren, fokussiert sich der Tipp aus die für Sie relevanten Punkte.
Worin bestehen die Tücken der periodenfremden Rechnungen? Als periodenfremd bezeichnen Betriebswirte die nicht zu den Leistungszeiträumen passenden Rechnungen.
Wem jetzt „Rechnungsabgrenzungsposten“ und „Buchhaltung“ als Stichworte in den Sinn kommen, kennt das Dilemma der Kollegen im Finanzbereich. Das Ermitteln eines sogenannten periodengerechten Erfolges (einfach ausgedrückt: Was verdient Ihre Sparte, Ihr Bereich, Ihr Unternehmen wirklich?) mutiert mitunter zur kaum lösbaren Aufgabe.
Operativ ergeben sich ebenso Fallen. Praxisbeispiel: Ein Klient erhielt von seinem Dienstleister Rechnungen über 468 Installationen bei Kunden im Januar, 454 im Februar, 441 im März und 612 im April. Auf den ersten Blick scheint es so, als ob der Klient im April besonders erfolgreich unterwegs wäre. Faktisch handelte sich jedoch bei 251 Stück um nachträgliche Werte für das erste Quartal. Der April lief damit schlecht und weit unter den Erwartungen! Auf der Rechnung des Dienstleisters stand zwar „Leistungszeitraum = April“, doch das stimmte operativ nicht. Die Rechnungsangaben verleiten zu falschen Entscheidungen.
Und dann ist da noch Steuerbetrug/Bilanzmanipulation. Der verfügt in dem Fall über zwei Seiten. Einmal die des Auftraggebers und die des Auftragnehmers. Beide Akteure können sich theoretisch mit periodenfremden Rechnungen ihre jeweilige Bilanz „optimieren“. Damit will ein Vendor Manager gewiss nichts zu tun haben.
Damit Sie als Leserin und Leser dieser Tipps gefeit sind, helfen Ihnen diese vier Schritte:
- Checken Sie die Rechnungswerte jedes Mal auf Plausibilität mit Ihren eigenen Daten.
- Durchforsten Sie akribisch die Leistungsnachweise, ob diese der korrekten Periode entsprechen.
- Fordern Sie fehlende Leistungsnachweise oder Angaben nach.
- Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, die Rechnung gewissenhaft zu prüfen und freizugeben. Periodenfremde Zuordnungen zeigen sich selten auf den ersten und zweiten Blick.
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Ihr 20. von 21 Tipps: Wie gut nutzen Sie die Bandbreite Ihrer Reaktionsmöglichkeiten?
Ein wesentliches Element in den Praxisseminaren für Dienstleistersteuerer auf dem Weg zur Ausbildung „Operativer Vendor Manager mit TÜV Rheinland® geprüfter Qualifikation“ stellen Reaktionsmöglichkeiten dar. Viele Service Partner Manager fragen sich, wie sie mit Rechnungen und speziell fehlerhaften Rechnungen korrekt umgehen sollen.
Sie ahnen die typische Beraterantwort: „Das hängt davon ab…“
Prinzipiell rufen Sie sich folgende Handlungsmuster ins Gedächtnis:
- Weisen Sie Rechnungen zurück.
Bedingung: Die Rechnung ist formell oder sachlich falsch. Beispiele für formelle Fehler lauten: falsche Firmierung oder falsche Anschrift, fehlende Angaben zu Leistungszeitraum, Steuernummer, etc. Sachliche Fehler sind falsche Positionen, Leistungen, Rechenfehler, Dopplungen, usw.
So geht es: Formulieren Sie den Grund, warum Sie die Rechnung zurückweisen, schriftlich.
Hinweis: Nutzen Sie die Hilfe Ihrer Finanzbuchhaltung für ein Schreiben. So bleiben Sie ggf. der „good guy“, mit dem Ihr Dienstleister gerne zusammenarbeitet.
- Stellen Sie die Rechnung zurück. Das bedeutet, Sie nehmen die Rechnung aus der weiteren Bearbeitung.
Bedingung: Sie identifizieren einen möglichen Fehler und bitten um Klärung.
So geht es: Formulieren Sie, warum Sie die Rechnung zurückstellen und bitten Sie schriftlich um Klärung. Manchmal „vergessen“ Dienstleistersteuerer auch, den Knopf für „Zahlungsfreigabe“ zu drücken. Dabei handelt es sich um den gleichen Vorgang. Allerdings mahnt dann Ihr Dienstleister unter Umständen.
Hinweis: Natürlich stellen Sie die Rechnung lediglich für einen angemessenen Zeitraum zurück.
- Geben Sie einen Teilbetrag frei.
Bedingung: Sie/Ihr Unternehmen erkennt die Leistung/einen Teil der Leistung an.
So geht es: Stimmen Sie mit Ihrer Buchhaltung ab, dass Sie einen Teilbetrag freigeben und für den Restbetrag eine Rückstellung zu bilden ist. Informieren Sie Ihren Dienstleister schriftlich, warum Sie lediglich einen Teilbetrag freigeben.
Hinweis: Teilbetragsrechnungen bereiten in SAP mitunter wenig Freude. Zeigen Sie Verständnis für Ihre Kollegen in der Finanzbuchhaltung, wenn Sie die Rechnung kürzen oder nur Teilbeträge freigeben.
- Erteilen Sie eine Freigabe mit Vorbehalt.
Bedingung: Sie identifizieren Gründe, warum Ihr Unternehmen die Rechnung nicht akzeptieren sollte. Bitten Sie schriftlich um Klärung.
So geht es: Sie verfassen eine schriftliche Aufforderung zur Rechnungsklärung. Sie informieren Ihre Buchhaltung über eine Zahlung unter Vorbehalt. Normalerweise gelten Vorbehalte für eine angemessene Frist: 6 Monate.
Hinweis: Ihre Kollegen helfen bestimmt gerne.
- Sie geben die Rechnung frei.
Bedingung: Sie stimmen der Rechnung zu.
So geht es: Das bedarf wohl keiner weiteren Erklärung.
Hinweis: Wenn Sie Ihrem Dienstleister eine Freude machen wollen, sorgen Sie ggf. für eine schnellere/bevorzugte Bearbeitung.
Je nach Situation wählen Sie eine der Optionen.
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Ihr 21. von 21 Tipps: Wie viel Zeit erfordert das gewissenhafte Prüfen der Rechnung?
Als Vendor Manager, wie Dienstleistersteuerer neuerdings immer öfter bezeichnet werden, widmet man sich auch dem Prüfen von Rechnungen. Wenn diese als Rechnungsbuch ausfallen, nimmt das mitunter sehr viel Zeit in Anspruch. Zeit, die für andere Aufgaben fehlt.
Halten Sie als Servicepartner Consultant, Outsourcing-Koordinator, etc. fest, wie viel Zeit Sie für das gewissenhafte Prüfen aufwenden. Lautet das Ergebnis dabei, dass Sie dafür mehr als vier Arbeitstage im Monat benötigen, heißt es handeln. Vier Arbeitstage entsprechen grob 20 % Ihrer Kapazität bei einer Vollzeitstelle. Der Erfahrung von eisq nach, scheinen höhere Werte nur in Ausnahmefällen gerechtfertigt.
Folgende fünf Prüfschritte liefern Ihnen einen Ansatz:
- Lässt sich der Arbeitsaufwand des Prüfens durch andere Arbeitsweisen oder Werkzeuge verkürzen? Rechnungen mittels Texterkennung bearbeiten, als offene Datei anfordern, etc.
- Verfügt das Vendor Management über die erforderliche personelle Kapazität für die Aufgabe?
- Stimmt die Form der Zusammenarbeit mit Ihrem Dienstleister mit Ihrer Steuerungskapazität überein?
- Passt der vertraglich verpflichtete Modus zur Aufgabe der Dienstleistung? Historisch bedingte Leistungen und Positionen spiegeln ggf. nicht den aktuellen Bedarf wider.
- Wie stellen wir uns im Vendor Management auf den Prüfstand, ähnlich einem Termin mit dem Auto beim TÜV?
Ihre spezialisierten Berater von eisq lösen so manchen Knoten. Vor allem sorgen wir für das aufwandsoptimiertere Steuern. Sprich: Sie setzen Ihre Zeit besser ein.
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