Die nächsten 3 Tipps für Sie: Rechnungsprüfung leicht gemacht

Rechnungen von Dienstleistern prüfen – 21 Tipps für Dienstleistersteuerer

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Diese Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst.

So fokussieren Sie sich auf die wichtigen Themen im Steuern Ihrer Dienstleister.

Achten Sie auf Transparenz bei Schulungsleistungen

Ihr 13. von 21 Tipps: Wie transparent weist Ihr Dienstleister Schulungsleistungen aus?

In praktisch allen personalintensiven Aufgabenfeldern entsteht wiederkehrend Schulungsbedarf. Prozesse erfahren Änderungen. Neue Arbeitsregelungen, Sicherheitsbestimmungen oder Datenschutzvorkehrungen erfordern neues Wissen. Folglich finden Outsourcing-Koordinatoren, wie Dienstleistersteuerer auch firmieren, auf Rechnungen Positionen zu Schulungen.

Tückisch erweist sich der Umstand, dass entsprechende Qualifizierungen – Ausnahmen bestätigen die Regel – außerhalb der gewohnten Systeme stattfinden. Wo im Call Center penibel jeder Anruf nachvollziehbar ist, wo in der Logistik jeder Handgriff getrackt wird, wo im Außendienst jeder Kilometer auftaucht, fehlt plötzlich die Transparenz.

Typische Konfliktlinien zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer bezüglich Schulungsrechnungen lauten:

• Welche Schulungen beruhen auf der Einflusssphäre des Auftraggebers? Gehören betriebliche Inhalte des Dienstleisters, wie der Umgang mit einer neuen Office-Version, einem neuen Work-Force-Management-Tool, oder ähnliches auf die Rechnung?
• Wer trägt wofür die Kosten?
• Wer veranlasst Schulungen?
• Wie weist der Partner die dafür angesetzte Zeit nach?
• Wie gehen beide Parteien damit um, wenn ein Teil der zu schulenden Personen einen Teil der Zeit gar nicht (geistig) anwesend ist?
• …

Damit Vendor Managerleichter Schulungsleistungen auf Rechnungen prüfen, lesen Sie diese 5 bewährten Ratschläge.

1. Vereinbaren Sie Schulungsnachweise. Vortragende und zu Schulende bestätigen jeweils mit ihrer Unterschrift die Teilnahme.
2. Stimmen Sie ab,wer in Ihrem Unternehmen befugt ist, Aufträge für kostenpflichtige Schulungen zu erteilen. Halten Sie jeden Auftrag schriftlich fest. Das mag nach Formalismus und Bürokratie klingen, senkt jedoch auf wunderbare Weise sehr oft die Kosten.
3. Klären Sie jeweils, welche Inhalte/Anteile die Einflusssphäre des Auftraggebers betreffen. Einer unserer Klienten erhielt monatlich Rechnungen über sogenannte „Refresher-Schulungen“. Neben berechtigten Kosten für Wissensauffrischungen im Bereich der Produkte verrechnete der Dienstleister auch Aufwände für Pausenregelungen, Urlaubszeitbestimmungen und allgemeine Personalgespräche. Der Anteil der unberechtigten Kosten betrug43%!
4. Halten Sie einvernehmliche Verschiebungen in einer separaten Datei fest. So verhindern Sie, dass Sie mehrfach ein und dieselbe Sache bezahlen.
5. Nutzen Sie, wenn bei Ihnen die Zeit knapp wird, die Profis von e‌i‌s‌q.

Wie vertragskonform ist die Rechnung

Ihr 14. von 21 Tipps: Rechnen die Unternehmen überhaupt vertragskonform ab?

Bei Dienstleistersteuerern, Outsourcing-Koordinatoren oder neudeutsch Vendor Managern umfangreicher ausgelagerter Services landen oft Rechnungsbücher auf dem Tisch. Zig Seiten dokumentieren Leistungen und Positionen. Wer sich daran wagt, das gewissenhaft zu prüfen, vergisst leicht einen wichtigen Aspekt.

Denn der Wust an Informationen lenkt den Blick weg von der entscheidenden Frage: Ist das vertragskonform?

Checks, die Berater von e‌i‌s‌q für Klienten durchführen, zeichnen ein klares Bild. Oftmals vergessen die operativen Vertreter von Auftragnehmer und Auftraggeber die vertraglichen Bestimmungen. Das passiert. Die Bandbreite für Beispiele ist groß:

• Vertragliche Termine für Reporte, Rechnungen, Leistungsnachweise weichen dem Tagesgeschäft. Das führt mitunter zu aufwendigen, teuren und vor allem sehr schwer zu durchschauenden Korrektur-, Abschlags- Storno- und Schlussrechnungen. Das bereitet wederbuchhalterisch noch im Sinne einer Leistungskontrolle Freude.
• Leistungen, die im Vertrag anders definiert sind, rechnen die Parteien faktisch fehlerhaft ab. Das führt auch zu falschen Marktdaten, mit denen der Auftraggeber arbeitet.
  Praxisfall: Ein Klient vergütete seinem Dienstleister jahrelang Termine im Außendienst und sogenannte Betreuungsanrufe. Laut Vertrag umfasst ein Termin mindestens einen Betreuungsanruf, um den Termin zu vereinbaren. Dieser Anruf ist mit dem Termin abgegolten. Da die Betreuungsanrufe jedoch alle auf der Rechnung auftauchten, glaubte die Bereichsleitung: „Der Außendienst des Dienstleisters würde sich viel intensiver um das Gebiet kümmern, als es der eigene Außendienst im anderen Gebiet tut.“ Mehr bezahlt und falsche Daten.
• Kosten erfahren falsche Zuordnungen. Das mag im operativen Tagesgeschäft nicht stören, bewirkt jedoch eine Fehlsteuerung auf Metaebene. Laut Vertrag sollte ein Dienstleister die Kosten je Produktlinie zuordnen. In der Praxis übernahm der Outsourcing Service Provider einfach stets die gleiche Vorlage. Beim Auftraggeber war man drauf und dran, eine scheinbar teurere Produktlinie aus dem Verkehr zu ziehen. Dabei ordnete der Dienstleister nur die Kosten falsch zu.
• Auftraggeber bezahlen Leistungen mehrfach. Beide Parteien haben nicht mehr auf dem Schirm, wie lange oder welcher Umfang laut Vertrag bereits abgegolten ist. Ein IT-Dienstleister rechnete – ohne Absicht – jedes Jahr Lizenzgebühren je User ab. Der Vendor Manager vergaß ebenso, dass laut Vertrag nur Lizenzgebühren je Device anfallen. In dem Fall war das ärgerlich, dass weitaus weniger Devices als Mitarbeiter im Einsatz waren. Der Unterschied betrug Faktor 4,3!

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, nutzen Sie diese drei erprobten Kniffe:

1. Konsultieren Sie lieber einmal öfter als nötig den Vertrag und gleichen Sie die Positionen ab.
2. Wechseln Sie sich beim Prüfen ab. Wer unbedarft an die Sache herangeht, entdeckt oft leichter Abweichungen.
3. Wenn Sie feststellen, dass Vertrag und Leistung nicht mehr zusammenpassen,aktualisieren Sie den Vertrag! Schließlich regelt ein Vertrag die Zusammenarbeit und bildet die Grundlage.

Profitieren Sie von einem Expertenblick von außen.

Ihre Berater liefern Ihnen kostenfrei zusätzliche Empfehlungen, worauf Sie bei der nächsten Vertragsgestaltung achten sollten, damit Ihre Arbeit leichter wird.

Vermeiden Sie Routine

Ihr 15. von 21 Tipps: Schützen Sie sich vor Routine – Wie geht das?

Neuer Monat, neues Rechnungsbuch. Vendor Manager, wie Dienstleistersteuerer neudeutsch firmieren, wissen um die Situation. Es gehört zu den Aufgaben, die eingehenden Rechnungen gewissenhaft zu prüfen. Dank der Routine geht das von Monat zu Monat leichter und schneller von der Hand.

Dabei lauert eine große Gefahr in Form der Nachteile des Routine-Effekts.

Per se bietet Routine eine Menge Vorteile…

Menschen werden in dem, was sie erledigen, immer besser. Der Grad der Ausprägung verhilft uns, erfolgreicher zu sein. Sprich, routinierte Menschen erledigen Dinge schneller und meist cleverer. Das spart Zeit und lässt sich unter Lernkurve subsummieren.

… und kostet gleichzeitig.

Routine führt umgangssprachlich zu Betriebsblindheit. Damit meint der Volksmund eine Arbeitsweise ohne Selbstkritik, ohne Blick für eigene Fehler oder Mängel. Psychologen sprechen in dem Zusammenhang vereinfacht heruntergebrochen davon, dass Arbeiten ohne bewusstes Nachdenken erledigt werden können.

Das birgt die oben genannten Vor- sowie einige Nachteile.

Fußballer nennen dies Automatismen. Piloten trainieren so lange, bis sie ohne Nachdenken ein Flugzeug steuern. Die Nachteile liegen auf der Hand:

1. Routinearbeiten gelten als Demotivator oder Motivationsbremse.
2. Wer sich nicht mehr fragt, ob er richtig handelt, läuft Gefahr, den gleichen Fehler immer wieder zu begehen.
3. Der Pilot, der routiniert in schneller Abfolge das Flugzeug bedient, begeht möglicherweise in Krisensituationen tödliche Fehler.

Um sich als Outsourcing-Koordinator vor Betriebsblindheit als der Kehrseite des Routine-Effekts zu schützen, helfen diese drei Dinge:

1. Wechseln Sie sich mit Kollegen ab. Es hilft ungemein, wenn eine andere Person die Aufgabe der Rechnungsprüfung für einen Monat übernimmt und kritisch rückfragt.
2. Durchbrechen Sie bewusst Ihre Routine-Prüfprozesse. So wie Piloten in regelmäßigen Abständen Ihre Lizenz mit Simulationen und sich verändernden Bedingungen erneuern, können auch Sie sich wappnen. Oft genügt es, eine Komponente anders zu gestalten und schon denkt das Gehirn wieder aktiver mit. Nutzen Sie beispielsweise ein neues Tabellenblatt, bauen Sie eine Formel neu, vergleichen Sie andere Zahlen…
3. Profitieren Sie von einem neutralen unvoreingenommenen Expertenblick von außen.

Erzielen Sie bessere Resultate im Outsourcing. Steuern Sie wirksamer und aufwandsoptimierter Ihre Dienstleister mit e‌i‌s‌q. Ihr Nutzen ist unsere Mission.