Weitere 3 Tipps für Sie: Rechnungsprüfung leicht gemacht
Verwundert über die Rechnung? eisq hilft Ihnen weiter
Vergleichen Sie die Leistungszeiträume
Prüfen Sie auch die Durchlaufposten
Prüfen Sie mit voller Aufmerksamkeit
Rechnungen von Dienstleistern prüfen – 21 Tipps für Dienstleistersteuerer
Praktischer Service von eisq
Keine Zeit, selbst die Rechnungen zu prüfen?
Nutzen Sie den praktischen Service der spezialisierten Berater von eisq zum Festpreis.
Diese Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst.
So fokussieren Sie sich auf die wichtigen Themen im Steuern Ihrer Dienstleister.
Vergleichen Sie die Leistungszeiträume
Ihr 16. von 21 Tipps: Stimmt die periodengerechte Zuordnung?
Ihr 4. Tipp reißt das Thema „periodengerechte Zuordnung“ kurz an. Der Aspekt birgt für Personen, die Rechnungen von Dienstleistern prüfen, weitere Abgründe. Um Sie als Vendor Manager, Dienstleistersteuerer oder Outsourcing Koordinator davor zu bewahren, fokussiert dieser Tipp für Sie relevante Punkte.
Worin bestehen die Tücken der periodenfremden Rechnungen? Als periodenfremd bezeichnen Betriebswirte die nicht zu den Leistungszeiträumen passenden Rechnungen.
Wem jetzt „Rechnungsabgrenzungsposten“ und „Buchhaltung“ als Stichworte in den Sinn kommen, kennt das Dilemma der Kollegen im Finanzbereich. Das Ermitteln eines sogenannten periodengerechten Erfolges (einfach ausgedrückt: Was verdient Ihre Sparte, Ihr Bereich, Ihr Unternehmen wirklich?) mutiert mitunter zur kaum lösbaren Aufgabe.
Operativ ergeben sich ebenso Fallen. Praxisbeispiel: Ein Klient erhielt von seinem Dienstleister Rechnungen über 468 Installationen bei Kunden im Januar, 454 im Februar, 441 im März und 612 im April. Auf den ersten Blick scheint es so, als ob der Klient im April besonders erfolgreich unterwegs wäre. Faktisch handelte sich jedoch bei 251 Stück um nachträgliche Werte für das erste Quartal. Der April lief damit schlecht und weit unter den Erwartungen! Auf der Rechnung des Dienstleisters stand zwar „Leistungszeitraum = April“, doch das stimmte operativ nicht. Die Rechnungsangaben verleiten zu falschen Entscheidungen.
Und dann ist da noch Steuerbetrug/Bilanzmanipulation. Der verfügt in dem Fall über zwei Seiten. Einmal die des Auftraggebers und die des Auftragnehmers. Beide Akteure können sich theoretisch mit periodenfremden Rechnungen ihre jeweilige Bilanz „optimieren“. Damit will ein Vendor Manager gewiss nichts zu tun haben.
Damit Sie als Leserin und Leser dieser Tipps gefeit sind, helfen Ihnen diese vier Schritte:
- Checken Sie die Rechnungswerte jedes Mal auf Plausibilität mit Ihren eigenen Daten.
- Durchforsten Sie akribisch die Leistungsnachweise, ob diese der korrekten Periode entsprechen.
- Fordern Sie fehlende Leistungsnachweise oder Angaben nach.
- Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, die Rechnung gewissenhaft zu prüfen und freizugeben. Periodenfremde Zuordnungen zeigen sich selten auf den ersten und zweiten Blick.
Erzielen Sie bessere Resultate im Outsourcing. Mit eisq steuern Sie wirksamer und aufwandsoptimierter Ihre Outsourcing-Partner. Erzielen Sie bessere Resultate mit Fremdvergaben. Setzen Sie auf eisq.
Prüfen Sie auch die Durchlaufposten
Ihr 17. von 21 Tipps: Auslagen und Reisekosten – unkalkulierbare Zusatzkosten, nettes Zubrot oder wirklich Durchlaufposten?
Rechnungsbücher entstehen mitunter auch, weil die Anhänge für sogenannte Durchlaufposten umfangreich ausfallen. Kilometergelder, Fahrtkosten, Tickets, Hotelübernachtungen, Porti, Gebühren, Telekommunikationsaufwendungen usw. Die Liste möglicher Auslagen beinhaltet noch mehr Punkte. Auf den ersten Blick dienen viele der sogenannten Durchlaufposten lediglich als Mittel zum Zweck.
Erfahrene Dienstleistersteuerer wissen, dass diese Leistungen mitunter auch mehr als ein nettes Zubrot für den Outsourcing-Partner darstellen. Einige Marketing- und Eventagenturen verdienen an den Durchlaufposten mehr Marge als mit den eigenen Leistungen! Kickback-Zahlungen, Provisionen oder sogenannten Handlingfees sei Dank. Da stellt sich schnell die Frage, was für Ihren Partner im Vordergrund steht. Die eigene Leistung oder der Verdienst mit Provisionen?
Auch wählen Dienstleister in der Regel selten den wirtschaftlich besten Wegfür den Auftraggeber, sondern für sich. Der Managementberater wählt vielleicht den Flug anstelle der umweltfreundlicheren und preisgünstigeren Bahnverbindung. Der Callcenter-Dienstleister versendet ggf. alle Briefe für den Kunden mit der Deutschen Post anstelle eines alternativen Dienstleisters mit niedrigerem Porto und Vorsteuerabzugsfähigkeit. Durchlaufposten entwickeln sich so schnell zu einem unkalkulierbaren Kostenblock.
Als Vendor Manager, der diese Rechnungsanhänge prüft und freigibt, nützen Ihnen fünf konkrete Schritte:
- Faustregel anwenden: Übersteigen die Auslagen/Durchlaufposten 5% der Rechnungssumme, lohnt genaues Hinsehen.
- Hinterfragen Sie von Zeit zu Zeit die Auslagen. Damit signalisieren Sie zweierlei: Sie zeigen einerseits, dass Sie genau hinsehen. Andererseits nutzt das genaue Beschäftigen beispielsweise mit der Frage, warum kein alternativer Postdienstleister die Briefe zustellt, dem aktiven Kostenmanagement.
- Nutzen Sie als Benchmark die eigene Kostenstruktur in Ihrem Unternehmen. Liegen die Fremdkosten für die sogenannten Durchlaufposten über denen in Ihrem Haus, holen Sie die entsprechende Leistung zu sich.
- Setzen Sie ein Zubrotnur punktuell ein. Wenn Sie wissen, dass Ihre Agentur an einem Druckauftrag zusätzlich mitschneidet und Sie eine einmalige Belohnung ausschütten wollen, ist das eine Sache. Tun Sie das regelmäßig,entsteht schnell ein Interessenkonflikt bei Ihrem Dienstleister.
- Identifizieren Sie Schattenbereiche einmal jährlich. Das umfasst Einheiten, die unabhängig von vorhandenen Zentralbereichen in Ihrem Unternehmen parallele Strukturen aufbauen und pflegen. Das verursacht Doppelkosten und hemmt auf Dauer Ihre gesamte Organisation. Das Unternehmen im Unternehmen bremst und sorgt für Risiken.
Rechnungen gezielt prüfen oder die Profis von eisq nutzen. Zahlen Sie nur so viel, wie wirklich vorliegt. Steuern Sie wirksamer und aufwandsoptimierter.
Prüfen Sie mit voller Aufmerksamkeit
Ihr 18. von 21 Tipps: Wann prüfen Sie die Rechnung Ihrer Dienstleister?
Tagesgeschäft, Termine, Meetings mit Kollegen… Der Terminplan von Partner Managern, Outsourcing-Koordinatoren oder auch Dienstleistersteuerern weist selten Lücken auf. Meist landet das zu prüfende Rechnungsbuch monatlich auf der To-do-Liste. Dass sich Prioritäten aufgrund von Ereignissen verschieben, gehört zur Regel. Im Manager-Sprech heißt das „Plan trifft Realität“.
In der Praxis beobachtet eisq diese Folgen:
- Rechnungen zeichnet der Prüfende ohne weitere Kontrolle und/oder nur nach kurzem Sichten ab. Zahlt Ihr Unternehmen zu viel, lässt sich das nicht mehr guten Gewissens beantworten.
- Der Check der Zahlen wandert in Randstunden. Zeiten, in denen die Aufmerksamkeit und Konzentrationsfähigkeit bei Normalsterblichen sinkt.
- Die Qualität der Rechnungsprüfung leidet. Die Wahrscheinlichkeit, den einen oder anderen Fehler zu übersehen, steigt. Zahlt Ihr Unternehmen zu viel, lässt sich auch in diesem Fall nicht guten Gewissens beantworten.
- Die Rechnungsprüfung mutiert zur Nebenbeschäftigung zwischen verschiedenen Aufgaben. Auch in diesem Fall steigt die Wahrscheinlichkeit, Fehler zu übersehen. Die Frage, ob Ihr Unternehmen zu viel bezahlt, ist nicht fundiert zu beantworten.
Wir stecken alle in der Tretmühle des Arbeitslebens. Ratschläge zum Zeitmanagement füllen zig Websites.
Stattdessen helfen uns und eisq-Klienten diese vier Fragen:
- Wie viel Puffer planen Sie sich für das Prüfen der Rechnungen in Ihrem Kalender ein? Legen Sie im Zweifel lieber eine (Zeit-)Schippe drauf. Mehr Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, führt in der Regel zu mehr Fehlern.
- Wie verteilen Sie die Arbeit mit Ihren Kollegen? Besteht die Möglichkeit, das Prüfen im Wechsel mit anderen durchzuführen? Sich bei der Kontrolle der Rechnungen und Leistungsnachweise mit Kollegen abzulösen, empfiehlt eisq ausdrücklich.
- Wie sehr setzen Sie interne und externe Zeitlinien unter Druck? Unter Umständen leidet die Qualität Ihrer Arbeit darunter. Bedenken Sie auch, dass das bewusste Zurückstellen einer Rechnungsfreigabe ein Instrument im Vendor Management ist. (Tipp: Besuchen Sie dazu Modul I der Ausbildung Operativer Vendor Manager mit TÜV Rheinland® geprüfter Qualifikation.)
- Steht Ihnen für das Prüfen der Rechnungen regelmäßig realistisch ausreichend Zeit zur Verfügung? Fehlt die Kapazität, reorganisieren Sie Ihr Dienstleistermanagement. Als spezialisierte Unternehmensberatung findet eisq die für Sie funktionierende Lösung.
Ihre Profis von eisq helfen Ihnen, wirksamer und aufwandsoptimierter mit Ihren Dienstleistern zusammenzuarbeiten. Erzielen Sie bessere Resultate.