Rechnungen von Dienstleistern prüfen – 21 Tipps für Dienstleistersteuerer

Wer als Dienstleistersteuerer, Partner Manager oder neudeutsch Vendor Manager monatlich zwanzig und mehr Rechnungsseiten kontrolliert, kennt das Dilemma nur zu gut.

Das intensive Studieren der Seiten und akribische Durchforsten der einzelnen Positionen kostet viel Arbeitszeit. Zeit, die an anderer Stelle für das Steuern fehlt. Deswegen fällt häufig nicht oder erst sehr spät auf, dass die eine oder andere Position in der Rechnung des Dienstleisters fehl am Platze ist. Oft handelt es sich um erkleckliche Summen, die Ihr Partner fälschlich ansetzt.

Beispiele, die die Berater von e‌i‌s‌q in Rechnungsprüfungen für Klienten ausmachen, lauten:

• Positionen wie Faktura, Reisekostenabrechnung, Angebotserstellung oder Urlaubsplanung bei Projektleitern tauchen immer wieder auf. Dabei handelt es sich - Ausnahmen bestätigen die Regel - um innerbetriebliche Arbeiten, für die ein Auftraggeber nicht extra bezahlt.
• Bei Call-Center-Agenten identifizierten unsere Berater Positionen für interne Gesprächsminuten, Hygieneschulungen (im Zeitalter von Corona brandaktuell) oder Einstellungstestgespräche.

Ähnliches passiert auch bei IT- oder Agenturdienstleistungen. Das summiert sich schnell. Bevor Sie dauerhaft Leistungen ohne echte Prüfung anerkennen, lohnt ein kritischer Check.

Dabei identifizieren Sie drei Arten.

• Nicht abrechenbare Leistungen -> Diese weisen Sie zurück.
• Diskutable Leistungen - > Hinterfragen Sie die Positionen.

Praxisfall: Ein IT-Dienstleister setzte jeweils eine ½ IT-Stunde ‚Kundenakte‘ je bearbeitetem Ticket zusätzlich in den Rechnungen an. Die Berater von e‌i‌s‌q fanden heraus, dass es sich dabei um den internen Arbeitszeitnachweis der Mitarbeiter des Auftragnehmers handelte. Das ist definitiv keine Position, die ein Auftraggeber extra vergütet. Vielmehr handelt es sich um ein internes Führungsproblem der Firma.

• Unstrittig abrechenbare Leistungen -> Für die Positionen bezahlen Sie wirklich
• Forsten Sie die Positionen in den Rechnungen und Nachweisen akribisch durch. Damit verhindern Sie, dass Sie Leistungen anerkennen, die gar nicht existieren. Außerdem vermeiden Sie, dass Ihr Outsourcing Service Provider interne Führungsprobleme auf Ihre Kosten löst - siehe Praxisfall.

Die Hilfe durch die Spezialisten von e‌i‌s‌q bezahlt sich in den uns bekannten Projekten von selbst. Das erfolgt entweder diskret im Hintergrund oder ganz offen als Signal an Ihre Dienstleister.

Rechnungen von Dienstleistern prüfen – 21 Tipps für Dienstleistersteuerer

Verfehlen beauftragte Projekte die erwünschten Resultate, fordern Outsourcing-, Partner- oder neudeutsch Vendor Manager oftmals mehr Daten an. Das gilt auch für die Rechnung. Das natürliche Bedürfnis nach Transparenz und dem Wunsch zu wissen, woran es liegt und wofür man bezahlt, führen dazu. Gleichzeitig wissen erfahrene Dienstleistervertreter: je mehr Daten, desto größer die Intransparenz. Dahinter lassen sich gut negative Ergebnisse verstecken.

Praxisfall:

Wechselseitig schaukelten sich Auftraggeber und Auftragnehmer eines Service Centers hoch. Die e‌i‌s‌q vorgelegte Periodenabrechnung umfasste 139, in Worten einhundertneununddreißig, DIN-A4-Seiten. Jedes Blatt füllte fein säuberlich eine ausführliche Tabelle. Call-Minuten, Nettoarbeitszeit, Agentenstunden für Schulungen, Trainer, IT, Backoffice, Fulfillment, Portokosten, Lagergebühren, Lizenzen, die Fülle der Positionen und Nachweise kannte keine Grenzen. Mehr Transparenz geht auf den ersten Blick nicht. Gleichzeitig lag die Erreichbarkeit des Service Centers zu dem Zeitpunkt bereits auf einem unterirdischen Niveau.

Von außen betrachtet fällt schnell auf, wo der Hase im Pfeffer liegt. Der Auftragnehmer verbirgt die schlechte Erreichbarkeit unter einem Berg Zahlen. Die Vendor Manager des Auftraggebers finden vor lauter Rechnungsdokumenten keine Zeit, sich um etwas anderes zu kümmern. Umgekehrt bindet der Auftraggeber und seine Dienstleistersteuerer wichtige Kapazitäten im Management des Partners. Es dauert, bis 139 Seiten Rechnung vorliegen. Damit fehlt eine wichtige Ressource für das eigentliche Thema – das Steuern des Service Centers.

Deswegen stellen Sie sich selbstkritisch die Frage: Sehen Sie den Wald vor lauter Bäumen noch?

• Wägen Sie ab, wie viel und detailliert Sie Informationen benötigen.
• Begrenzen Sie die Anzahl der Rechnungspositionen mit Ihrem Dienstleister auf ein für beide Seiten praktikables Maß.
• Diskutieren Sie mit Ihrer Organisation, welche Nachweise zwingend sind und welche nur für den Datenfriedhof produziert werden.

Damit verhindern Sie, dass Sie Ihre Kapazität und die Ihres Partners statt auf die Rechnung auf das Steuern fokussieren.

Ihre Profis von e‌i‌s‌q helfen Ihnen, wirksamer und aufwandsoptimierter mit Ihren Dienstleistern zusammenzuarbeiten. Erzielen Sie mehr Resultate. 

Rechnungen von Dienstleistern prüfen – 21 Tipps für Dienstleistersteuerer

Die Rechnung trudelt ein und umfasst dutzende Seiten. Das Prüfen erfordert Zeit. Dienstleistersteuerer, Outsourcing Manager (oder neudeutsch Vendor Manager) umfangreicher fremdvergebener Services kämpfen Monat um Monat mit diesem Zwiespalt: Zeit für das Kontrollieren der Rechnung aufwenden oder doch die anstehenden operativen Themen behandeln?

Oft verlassen sich Fachbereiche, die Rechnungen freigeben, und die bearbeitenden Buchhaltungen gegenseitig auf eine formale Prüfung. Die bleibt zu oft lückenhaft. Ganz konkret: Stimmen die Rechnungsangaben? Rechnungen, die die Berater von e‌i‌s‌q für Klienten prüfen, strotzen überraschend oft von fehlerhaften Angaben. Drei Beispiele illustrieren, worum es geht.

• Leistungszeiträume weichen ab oder sind schlicht falsch. Das periodengerechte Zuordnen entpuppt sich oft als Lottospiel. Auch das vermag nur in bestimmten Konstellationen eine Buchhaltung zu übernehmen. Mitunter erfolgen Rechnungsstellungen schließlich verspätet, im Voraus oder nachträglich.
• Auftragnehmer nutzen für unterschiedliche Projekte die gleiche Bestellnummer oder auch P.O., was für "Purchase Order Number" steht. Zugegeben, das vermag kaum eine Buchhaltung für einen Fachbereich übernehmen. Damit fällt die Kostenkontrolle später schwer. Ggf. landen derartige Kosten bei den falschen Kostenstellen.
• Abweichend ausgewiesene Ansprechpartner auf der Rechnung erschweren ebenfalls das Kontrollieren. Manchmal geistern Dokumente durch Unternehmen, bis dann jemand entnervt auf das berühmte Knöpfchen "Freigabe" in SAP drückt.

Damit Sie alles im Blick behalten, finden Sie hier drei konkrete Kniffe. Wer Monat für Monat auf ein ähnlich aufgebautes Dokument blickt, übersieht leicht, wenn beispielsweise zum dritten Mal hintereinander der gleiche Leistungsmonat genannt wird. Das geht den Verfassern der Rechnung mutmaßlich genauso.

1. Bauen Sie sich eine Checkliste für die wesentlichen Felder. Die erinnert Sie Monat für Monat und Sie brauchen diese bloß abzuhaken. Fertig. Schwupps, fällt der vorgenannte Fehler "sich wiederholender Leistungsmonat" auf.
2. Wenn Sie im Team arbeiten, wechseln Sie sich beim Prüfen ab. Das verhindert den Routine-Effekt.
3. Oder nutzen Sie den praktischen Service der spezialisierten Berater von e‌i‌s‌q zum Festpreis. Diese Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst. So fokussieren Sie sich auf die wichtigen Themen im Steuern Ihrer Dienstleister. Prüfen Sie die Rechnungen, bevor Sie zu viel bezahlen. Das mathematische Nachrechnen zeigt, wie korrekt Ihr Dienstleister arbeitet.

Mit e‌i‌s‌q steuern Sie wirksamer und aufwandsoptimierter Ihre Outsourcing-Partner. Erzielen Sie mehr Resultate mit Fremdvergaben. Setzen Sie auf e‌i‌s‌q.

Rechnungen von Dienstleistern prüfen – 21 Tipps für Dienstleistersteuerer

Die eingetroffene Rechnung passt von der Höhe her zu den Vormonaten und ins Budget. Den Button "Freigabe" drücken und sich dann ums Tagesgeschäft kümmern? Zugegeben, stark verkürzt entspricht das der Situation, die viele Vendor Manager, der neue Begriff für Dienstleistersteuerer oder Outsourcing Manager, gut kennen. Das intensive Prüfen einer Rechnung erfordert Zeit, die an anderer Stelle fehlt.

Gleich, ob es sich beispielsweise um Akquise-Projekte, die Erneuerung von Telefonanlagen oder um reguläre Wechsel von Stromzählern handelt, der Teufel steckt im Detail. Das Kontrollieren, ob die Rechnung zum Projektfortschritt passt, stellt aus Beratererfahrung eine entscheidende Aktivität dar.

Komplexe und damit teure, sowie personalintensive Tätigkeiten wandern gerne von Monat zu Folgemonat in die Aktivitätenplanungen bei einigen Dienstleistern. Einfachere Schritte ziehen die Outsourcing Service Provider Stück für Stück vor. Diese Gefahren resultieren daraus:

• Operative Gefahren: Das Projektziel wie das Erneuern der Telefoninfrastruktur bis Jahresende wankt.
• Rechtliche Risiken: Gesetzliche Vorgaben, wie beispielsweise der Regelaustausch von Strom- oder Gaszählern innerhalb bestimmter Fristen, droht der beauftragende Netzbetreiber eines Dienstleisters für Zählerwechsel zu brechen.
• Finanzielle Belastungen: Die Wahrscheinlichkeit, dass der Dienstleister für Unerwartetes später eine Nachforderung stellt, steigt gegen 100 Prozent.
• Zeitrahmen: Den überschreiten die oben genannten Beispiele ganz sicher.

Wenn Sie als Dienstleistersteuerer nach Stück/Vorgängen/Ergebnissen oder festen Teilbeträgen Ihre Partner vergüten, helfen Ihnen unter anderem diese vier Schritte:

1. Gleichen Sie Monat für Monat nebender Höheauch den Stand der Leistungsinhalte mit dem vereinbarten Umsetzungsplan ab.
2. Führen Sie eine separate und vor allem eigene Backlog- oder Rückstandsliste.Kaum zu glauben, auf welche kreativen Neubenennungen Ihre Berater von e‌i‌s‌q im Markt schon gestoßen sind. Diese neuen Titel nutzen einige Dienstleister, um einen Backlog in eine neue Aktivität zu verwandeln.
3. Rechnen Sie jeweils die ausstehenden Tätigkeiten in Form von Kosten und Zeit hoch. Vergleichen Sie das Ergebnis mit dem vereinbarten Rahmen. So fällt es Ihnen leichter, rechtzeitig und vor allem wirksamer gegenzusteuern.
4. Fehlt Ihnen die Zeit, setzen Sie die Profis vone‌i‌s‌q ein. Wir checken die Rechnungen für Sie, bevor Sie zu viel bezahlen oder Projektziele verfehlen.

Mit e‌i‌s‌q erzielen Sie mehr Resultate im Outsourcing. Ihr Nutzen ist unsere Mission.

Rechnungen von Dienstleistern prüfen – 21 Tipps für Dienstleistersteuerer

Eine Selbstverständlichkeit, dass Rechnung und Report übereinstimmen, denken Sie vielleicht jetzt. Oder etwa nicht? Dienstleistersteuerer, Vendor Manager, Servicepartner Consultant oder Outsourcing-Koordinatoren wissen ein Lied von diesem Leid zu singen. In (zu) vielen Fällen stimmen die Monatsreporte nicht mit den Monatsrechnungen 1:1 überein.

Typische operative Gründe dafür lauten beispielsweise:

• Echtzeit-Reporte bilden immer den aktuellen Zeitpunkt ab. Durch nachträgliche Korrekturen, abweichende Zeitperioden bei Datenquellen, etc. ergeben sich Unterschiede. Manchmal dokumentieren Mitarbeiter eines Dienstleisters Vorgänge vom 31. eines Monats erst am 4. oder 5. des Folgemonats. Dazwischen liegen ggf. ein Wochenende und die Monatsabrechnung.
• Monatswerte und Rechnungsperioden weichen oft voneinander ab.
• Leistungsnachweise für Rechnungen nutzen mitunter andere Datenquellen als der Kundenreport.

Genau wegen dieser operativen Gründe erweist es sich als hochgradig sinnvoll, die Rechnungsanhänge akribisch mit den Reporten abzugleichen.

Die Kernfrage lautet:

• Wie leitet sich aus dem Report die Monatsrechnung her?

Diese Arbeit lohnt gleich mehrfach.

• Sie als Auftraggeber erlangen mehr Transparenz, was bei Ihrem Dienstleister passiert.
• Sie verstehen operativ besser, wie sich die Ergebnisse zusammensetzen.
• Sie signalisieren, dass es sich um eine für Sie wichtige Dienstleistung handelt.

Den Beratern von e‌i‌s‌q sind hierzu bereits folgende Praxisbeispiele bei der Rechnungsprüfung für Klienten begegnet:

1. Prozessfehler beim Dienstleister: Der Klient vereinbarte mit seinem Auftragnehmer bis zu 5 Zustellversuche. Die sind zusammen wie eine erfolgte Zustellung abzurechnen. Da die Zusteller in anderen Projekten nur 3 Zustellversuche unternehmen, handhabten sie das auch so. Der Report wies zwar den Wert für "5 erfolglose Zustellversuche" auf, in Wahrheit standen nur jeweils 3 dahinter. Das zeigte sich erst bei Durchsicht der Leistungsnachweise, die sich aus den Protokollen der Mitarbeiter speisten.
2. Übergabefehler im eigenen Haus: In einem Vertriebsprojekt lieferte der Auftraggeber teilweise falsche Daten. Da im Report immer alle Zahlen stimmten, fiel das nicht auf. Erst durch den intensiven Abgleich der Rechnungswerte mit den Reporten trat das Delta zutage. Nota bene: Den Dienstleister traf keine Schuld oder gar ein Versäumnis.
3. Der Dienstleister verlagert das Führen der eigenen Mannschaft auf den Auftraggeber: In einem Außendienstprojekt fakturierte der Outsourcing Service Provider Monat für Monat die Anzahl der Termine entsprechend der Reisekostenabrechnung der Mitarbeiter. Im Report standen die wahrgenommenen Besuche. Wenn am letzten Freitagnachmittag im Monat noch drei Besuche seitens der Gesprächspartner "überraschend" nicht wahrgenommen werden, entstehen Kosten. Solange beim Auftraggeber niemand sagt, dass da ein Außendienstmitarbeiter nicht korrekt arbeitet, rechnet der Dienstleister einfach ab und erspart sich das lästige Feedbackgespräch mit seinem Mitarbeiter.

Prüfen Sie die Rechnungen akribisch mit den Reporten ab. Für Sie lohnt es sich. Fehlt Ihren dafür die Zeit, nutzen Sie die Expertise von e‌i‌s‌q.

Denn mit e‌i‌s‌q erzielen Sie mehr Resultate im Outsourcing. Sie steuern wirksamer und aufwandsoptimierter Ihre Dienstleister.